Abschlagsrechnung buchen und erstellen – So geht’s richtig

Eine Abschlagsrechnung buchen gehört in vielen Handwerksbetrieben zur regelmäßig wiederkehrenden Arbeit. Wir beantworten die Fragen: Warum brauche ich eine Abschlagsrechnung und wann macht eine Abschlagsrechnung Sinn? Was sind Beispiele für Abschlagsrechnungen? Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung richtig? Und wie verbuche ich eine Abschlagsrechnung und Schlussrechnung korrekt? Wir haben die Antworten auf alle Fragen. Am Ende des Artikels zeigt ein Video-Tutorial wie eine Abschlagsrechnung erstell und gebucht wird.

Abschlagsrechnung

Warum eine Abschlagsrechnung? Besonders bei größeren Projekten ist es sinnvoll, Kunden eine Abschlagsrechnung zukommen zu lassen. So haben Sie eine höhere Sicherheit, dass erbrachte Leistungen auch vergütet werden. Aber auf der Kunde beziehungsweise Auftraggeber profitiert in diesem Fall, ist so doch gewährleistet, dass nur die Leistungen bezahlt werden, die auch verrichtet wurden. Befindet sich ein Auftraggeber in Zahlungsschwierigkeiten, ist die Erstellung von Abschlagsrechnungen auch ein probates Mittel für die Finanzierung des Vorhabens.

Beispiel für eine Abschlagsrechnung: Eine Abschlagsrechnung wird unter dem Bereich „Offene Posten“ erstellt. Erhält der Kunde eine Leistung im Wert von 3.000 Euro, werden zwei Abschlagsrechnungen über je 1.000 Euro erstellt, davon ein Betrag als Anzahlung.

5 Schritte zur korrekten Erstellung der Abschlagsrechnung

Zuerst einmal wird ein Angebot erstellt, dass der Kunde annimmt. Dieses Angebot ist unter den Offenen Posten zu erfassen. Je nach genutzter Software werden dafür ein Debitorenkonto, ein Verrechnungskonto über erhaltene Anzahlungen, ein Konto für erhaltene Umsatzsteuer (19 Prozent), ein Finanzkonto (beispielsweise bei der Bank sowie ein Erlöskonto (19 Prozent Umsatzsteuer) angelegt. Im unteren Bereich des Artikels zeigen wir in einem Video-Tutorial anhand eines Beispiels, wie Sie mit nur wenigen Klicks eine Abschlagsrechnung richtig erstellen und richtig verbuchen.

  1. So erfassen Sie die Abschlagsrechnung: Die Buchung der Abschlagsrechnung erfolgt bei den Offenen Posten im Bereich „Debitorenrechnungen“. Die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt entsteht erst bei Zahlungseingang.
  2. Abschlagssumme eintragen und Rechnung ausdrucken: Geben Sie jetzt den vorgesehenen Abschlagsbetrag in das entsprechende Feld ein und drucken die Rechnung aus, die Sie dann dem Auftraggeber zukommen lassen. Softwarelösungen wie TopKontor Handwerk bieten auch den Versand per E-Mail „mit einem Klick“, sofern der Kunde im Kundenstamm mit E-Mailadresse hinterlegt wurde.
  3. Umsatzsteuerschuld beachten: Für die Ausweisung der Umsatzsteuerschuld muss ein Gegenkonto eingerichtet werden, beispielsweise ein Verrechnungskonto. Dieses Konto muss am Ende wieder ausgeglichen sein.
  4. Richtig buchen: Der Zahlbetrag ist als Anzahlungsverbindlichkeit zu buchen. Bei Zahlungseingang entsteht gegenüber dem Finanzamt eine Steuerschuld (für die Umsatzsteuer). Diese wird mit dem Datum der Zahlung bei den Soll- und Habenbuchungen verzeichnet. Wird die vereinbarte Leistung erbracht, ist – wie in unserem Beispiel – die Stellung einer weiteren Abschlagsrechnung möglich. Wird auch der dortige Zahlbetrag überwiesen, werden die sonst noch vereinbarten Leistungen erbracht bzw. fertiggestellt.
  5. Schlussrechnung ausstellen: Am Ende erstellen Sie eine Schlussrechnung, die auch sämtliche Abschlagszahlungen und die ausgewiesene Umsatzsteuer enthält. Wie Sie eine Schlussrechnung für die zuvor erstellten Abschlagsrechnungen erstellen, erklären wir im nächsten Absatz.

So erfassen Sie die Schlussrechnung in nur 3 Schritten

  1. Erneut Debitorenrechnungen aufrufen: Auch hier rufen Sie wieder den Bereich Offene Posten und dort die Debitorenrechnungen auf. Im dafür vorgesehenen Feld wird der gesamte Rechnungsbetrag als Erlös gebucht. In den darauf folgenden Zeilen werden die erhaltenen Abschlagszahlungen mit negativem Vorzeichen verbucht.
  2. Vorsicht beim Gesamtbetrag – prüfen Sie selbst: Der Gesamtbetrag muss selbstverständlich den noch zu zahlenden Endbetrag der Schlussrechnung ausweisen, aber auch die Gesamtsumme inklusive Abschlagsbeträge enthalten.
  3. Umsatzsteuervoranmeldung: Die Umsatzsteuervoranmeldung enthält jetzt nur noch die Steuer für den Endbetrag.

Die Zahlung des noch offenstehenden Betrages kann wieder unter den Offenen Posten im Bereich der Debitorenzahlung erfolgen.

Video-Anleitung – Schritt für Schritt erklärt

Die Software TopKontor Handwerk vereinfacht das Erstellen und Verbuchen von Abschlagsrechnungen enorm. In dem Video-Tutorial wird gezeigt, wie sich mit nur wenigen Klicks Abschlagsrechnungen erstellen und richtige verbuchen lassen. Wer dies selbst einmal ausprobieren möchte, kann hier die kostenlose Demo von TopKontor Handwerk in der neuesten Version 6 anfordern » Demo ausprobieren.

Viel oder wenig Arbeit? Die richtige Handwerkersoftware ist entscheidend

Sie möchten sich das Erstellen der Abschlagsrechnungen, aber auch die Verbuchung der einzelnen Posten, wesentlich erleichtern? Dann möchten wir Ihnen die TK Handwerker Software ans Herz legen. Diese umfasst neben dem Grundmodul auch einige ergänzende Module, unter anderem die Offene Posten Verwaltung (kurz: OP-Verwaltung).

Wurde dem Kunden oder Auftraggeber ein Angebot unterbreitet, was er angenommen hat, sind die Kunden- und Angebotsdaten bereits im System erfasst. Auch hier nutzen Sie die Offene Posten Verwaltung und greifen auf die dort hinterlegten Daten zurück. Rufen Sie dazu das Angebot auf, wählen den Bereich Dokument und gehen auf „Neue Abschlagsrechnung – Neue Abschlagsrechnung erstellen“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie entweder den vereinbarten Abschlagsbetrag oder einen prozentualen Anteil eingeben können. Damit sämtliche Rechnungen ersichtlich sind, wird im Feld „Abschlagsrechnungen kumulativ erzeugen“ ein Häkchen gesetzt. Das Dokument wird dann gespeichert, kann ausgedruckt und an den Kunden verschickt werden.

Wie es bei der Verbuchung weiterer Abschlagszahlungen und der Erstellung der Endrechnung weitergeht, erfahren Sie in unserem Videobeitrag.

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Wir beraten Sie gern auf der Suche nach der passenden Handwerkersoftware in Ihrem Unternehmen. Gerne beantworten wir Ihnen auch Ihre Fragen rund um den Einsatz von TopKontor Handwerk. Die Experten der YATEKO GmbH (zertifizierter Partner vom Hersteller blue:solution) stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Verfügung.

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