Handwerksunternehmen profitieren von Digitalisierung der Büroarbeiten

Handwerksunternehmen gelten als traditionell und wenig innovativ. Von wegen. Immer mehr Handwerksunternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung und rüsten um auf moderne Handwerkersoftware und mobile Apps. Wir haben das Thema einmal aufgefasst und mit hilfreichen Tipps für „Umsteiger“ bestückt.

Auch in Handwerksbetrieben fallen vielfältige Bürotätigkeiten an. Wurden viele Dokumente früher in Aktenordnern abgeheftet und Materiallisten per Schreibmaschine oder gar per Hand erstellt, so können diese Listen mittlerweile digital angefertigt und abgespeichert werden. Aber auch viele weitere Büroarbeiten können durch den Einsatz von Computern und entsprechender Dokumentationssoftware wesentlich vereinfacht werden, angefangen von der Erstellung von Planungsunterlagen, der Aufmaßnahme, der Arbeitszeiterfassung, der Rechnungstellung bis hin zur Buchhaltung.

Digitalisierung auch auf der Baustelle

Handwerker mit App auf Baustelle

Der Einsatz von mobilen Geräten, Apps und moderner Software nimmt im Handwerk immer mehr Einzug.

Für die Übertragung der Daten können neben Laptops auch Smartphones genutzt werden, auf denen die entsprechende Software App abgespeichert ist. So kann sich jeder Beteiligte vor Ort einen genauen Überblick über die jeweiligen Maßnahmen verschaffen, eventuell Rücksprache halten und beispielsweise den Material- und Arbeitszeitverbrauch eingeben. Diese Daten sind dann auch sofort im Büro abrufbar. Hierfür haben wir Ihnen bereits eine fortlaufend aktualisierte Liste von Apps für Handwerker erstellt.

Aller Anfang ist schwer – aber er lohnt sich

Zuerst einmal müssen natürlich ältere Dokumente, die aufzubewahren sind, eingescannt werden. Dazu sollten beispielsweise ältere Verträge eingescannt und gleich in den passenden Kategorien abgespeichert werden. Achten Sie von Anfang an darauf, die Unterlagen in den entsprechenden Kategorien abzuspeichern, denn dies erleichtert die spätere Suche erheblich.

Für die Nutzung der Handwerkersoftware sind eventuell auch Mitarbeiterschulungen notwendig. Im Endergebnis reduziert sich die Arbeitszeit nicht nur bei der Datenerfassung, sondern auch bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen, Rechnungen und der Bestandserfassung vorhandener Materialien erheblich.

Ein softwaregebundenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie beispielsweise die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk, die bis heute von 13.000 Unternehmen eingesetzt wird, ermöglicht es, kunden-, auftrags- und lieferantenbezogene Dokumente systematisch und zentral abzuspeichern.  Diese Software wird um verschiedenste Module, zu einer komplexen Software ergänzt. Um die ganze Bandbreite darzustellen, seien hier nur die Module „OP-Verwaltung“ (OP steht dabei für „Offene Posten“), „Wartung & Service“, „Nachkalkulation“ und „Zusätzliche Features“ erwähnt.

Besonders wichtig ist es, bei der Umstellung von der per Hand geführten Registratur hin zum digitalen Dokumentenmanagement auf eine Software zurückzugreifen, die problemlos in die Strukturen und Abläufe im Unternehmen integriert werden kann. Um dies zu testen, ist es sinnvoll, eine kostenlose Demo-Version zu nutzen. Bei der Installation, Einrichtung und für Schulungen im Unternehmen stehen Ihnen beratend unsere Experten der zur Verfügung.

Darauf sollten Sie achten

Wenn Sie sich für ein elektronisches DMS entscheiden, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wo die Daten abgespeichert werden sollen. Möchten Sie dafür entsprechenden Speicherplatz in der Computeranlage bereitstellen oder sollen bevorzugen Sie die Speicherung auf einem externen Server, in einer sogenannten Cloud? In letzterem Fall wäre es sinnvoll, wenn der Anbieter des Dokumentenmanagementsystems mit einem in Deutschland ansässigen Cloud-Provider zusammenarbeitet. Auch hierfür bietet die YATEKO GmbH Beratung und geeignete Partnerlösungen.

Auch im Unternehmen selbst muss die Datensicherheit gewährleistet sein. Vor allem vertrauliche Unterlagen, zu denen beispielsweise Lohnabrechnungen und Krankschreibungen gehören, dürfen nur autorisierten Benutzern zugänglich sein. Deshalb ist es sinnvoll, als Administrator des DMS einzelnen Mitarbeitern oder Benutzergruppen entsprechende Rechte zuzuweisen. So können beispielsweise Mitarbeiter in der Werkstatt den aktuellen Stand der Arbeiten auch dann abfragen, wenn das Büro geschlossen ist.

Die Software sollte mit Microsoft-Office- und weiteren Programmen kompatibel sein, aber auch eine problemlose Verwaltung von E-Mails und PDF-Dokumenten ermöglichen. Sowohl bei der Ablage in einer Cloud als auch im Dokumentenmanagementsystem sind die Daten sowohl vom Bürocomputer als auch von Smartphones, Laptops und Tabletts abrufbar. Durch die Ablage in einzelnen Haupt- und Unterordnern ist eine übersichtliche Strukturierung der Ablage möglich, alle vorhandenen Schriftstücke sind gebündelt abrufbar. Als Basis können auch bereits eingerichtete Ordner genutzt werden.

Schneller und unkomplizierter Abruf benötigter Unterlagen

Auch wenn die Ablage nicht vollständig durchstrukturiert wurde, bringt die Digitalisierung eine erhebliche Zeitersparnis. Nutzen Sie beispielsweise die Stichwort- oder Volltextsuchfunktion, um nach Rechnungen, Lieferscheinen, einzelnen Dokumenten oder beispielsweise den Kundendaten, die gerade für die Bearbeitung eines Auftrages benötigt werden, zu suchen.

Vorteilhaft ist auch, wenn die Software eine Autokorrektur enthält, die Tippfehler anzeigt. Suchergebnisse lassen sich nicht nur nach der Relevanz, sonder nach dem Datum – in auf- oder absteigender Reihenfolge – anzeigen. Dadurch reduzieren Sie die Zeit für die Recherche in älteren Unterlagen erheblich, müssen Sie doch nicht erst den passenden Aktenordner finden und hier die einzelnen Dokumente durchblättern, sondern erhalten die gewünschten Informationen innerhalb kürzester Zeit.

Wer beim Kunden vor Ort ist, kann diesem die benötigten Informationen direkt auf dem Display des Tablets, Laptops oder Smartphones präsentieren. Hierfür biete die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk die immer beliebteren TopApps. In Reklamationsfällen können Fotos erstellt und direkt abgespeichert werden. Zugleich ist auch eine Weiterleitung an die Verantwortlichen möglich, die den Sachverhalt prüfen und eine schnelle Entscheidung treffen können.

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