DMS Connect

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) beschreiben die steuerrechtlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten.

Oder einfach: Die GoBD regelt, wie Belege erfasst und archiviert werden müssen.

Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige selbst verantwortlich!

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DMS Connect

ecoDMS Benutzeroberfläche

Dokumentenarten

Benutzerverwaltung

Das Modul DMS Connect verbindet TopKontor Handwerk mit dem Archivsystem ecoDMS One.

Damit werden Ihre Dokumente automatisch archiviert und zuverlässig abgelegt. Für eine Betriebsprüfung sind Sie damit in Sachen GoBD gewappnet.

Über die direkte Schnittstelle zur Dokumenten Management Software ecoDMS one werden alle im TopKontor Handwerk ausgedruckten Dokumente vollautomatisch im Hintergrund archiviert und volltextindiziert. Mittels der intelligenten Dokumentenerkennung wird die Dokumentenzugehörigkeit selbständig ermittelt, mit der passenden Klassifizierung abgelegt und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente mit einem Dokumentenscanner oder ziehen Sie bereits vorhandene Dateien per Drag&Drop ins Archiv. Eine automatische Texterkennung hilft Ihnen Ihr gewünschtes Dokument über die Volltextsuche wieder zu finden.

Bereits archivierte Dokumente können aus ecoDMS one an einen beliebigen Zielort exportiert und dann an das Steuerbüro (Bsp.) weitergeleitet werden. Dabei werden die Dokumente und Information selbstverständlich nicht aus dem Archiv entfernt.

Alle Archiv-Container, die archivierten Dateien und die SQL-Datenbank befinden sich verschlüsselt direkt auf Ihrem System.

EcoDMS one gibt Ihnen die Möglichkeit per Desktop-Client, Tablet, Smartphone, Weboberfläche oder VPN jederzeit auf Ihr Dokumentenarchiv zuzugreifen.

Als Erweiterung bieten wir außerdem eine E-Mailarchivierung. Hier werden alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive Anhänge sicher und langfristig in der Archivierungssoftware gespeichert. Die archivierungspflichtigen Nachrichten werden automatisch direkt am Mailserver abgeholt und gesetzeskonform abgelegt.

Die wichtigsten Informationen zusammengefasst:

Dokumente einfach, schnell, rechtssicher und GoBD-konform archivieren
vollautomatische Archivierung und Klassifizierung der Dokumente an allen Arbeitsplätzen in TopKontor Handwerk
Zeit sparen bei der Be- und Verarbeitung und vor allem bei der Suche nach Dokumenten
komfortable Suche über alle Dokumenteninhalte via Volltextsuche
revisionskonforme Dokumentenhistorie
digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
einfachste Weitergabe der Dokumente (z.B. an den Steuerberater)
Dokumente jederzeit und überall im Zugriff – auch mobil